Wybierz mały problem z jasnym rozwiązaniem

Zapier oferuje platformę automatyzacji, która łączy aplikacje i obsługuje przepływy pracy oparte na wyzwalaczach i akcjach. Przydatna pierwsza automatyzacja e-commerce powinna rozwiązywać konkretny problem koordynacyjny. Na przykład, zatwierdzone zapytanie hurtowe może wymagać utworzenia zadania uzupełniającego, a zgłoszenie serwisowe może wymagać dotarcia do właściwego zespołu. Unikaj rozpoczynania od przepływu pracy, który zmienia ceny, stany magazynowe i wiadomości od klientów jednocześnie.

Zapisz zamierzony wynik w jednym zdaniu. Następnie opisz, jak zadanie jest wykonywane ręcznie i jakie dowody wskazują na jego ukończenie. To da Ci punkt wyjścia do oceny. Jeśli sam proces ręczny jest niejednoznaczny, automatyzacja odtworzy tę niejednoznaczność szybciej, niż ją rozwiąże.

## Zdefiniuj kontrakt danych w prostym języku

Wymień pola, które muszą być przenoszone między aplikacjami i wyjaśnij ich znaczenie. Zidentyfikuj stałe odniesienie do rekordu, takie jak numer zapytania. Zdecyduj, co powinno się stać, gdy pole będzie brakujące lub będzie miało nieoczekiwaną wartość. Przepływ pracy, który zakłada, że ​​każde przesłanie formularza jest ukończone, może zakończyć się niepowodzeniem dokładnie w momencie, gdy klient będzie potrzebował pomocy.

Przypisz autorytatywny system do każdego ważnego faktu. Jeśli adres e-mail klienta ulegnie zmianie, określ, który system powinien zostać zaktualizowany i czy obieg pracy powinien zostać wznowiony. Zachowaj rozróżnienie między tworzeniem nowego rekordu a aktualizacją istniejącego. Ta decyzja pomoże uniknąć duplikowania zadań i konfliktów historii.

## Sprawdź przypadki zwykłe i wyjątkowe

Użyj kontrolowanego zestawu rekordów: kompletnego zapytania, niekompletnego zapytania, ponownego zgłoszenia oraz rekordu, który został edytowany po utworzeniu. Sprawdź wynik w obu aplikacjach. Upewnij się, że pracownicy otrzymują wystarczający kontekst do działania i że niepotrzebne dane osobowe nie są kopiowane do szerszego obszaru roboczego.

Następnie rozważ tymczasową awarię w aplikacji docelowej. Zdecyduj, kto ją zauważy, jak będą identyfikowane oczekujące prace i czy powtórzenie czynności jest bezpieczne. Nie zakładaj, że zautomatyzowany przepływ pracy zostanie zapomniany po tym, jak raz zadziałał. Widoczność operacyjna jest częścią funkcji, którą kupujesz.

## Zmierz pracę wykonaną przez zespół

Śledź liczbę pomyślnie zakończonych spraw, wyjątków i ręcznych poprawek podczas ograniczonego wdrożenia. Porównaj zaoszczędzony wysiłek z czasem potrzebnym na monitorowanie i utrzymanie przepływu pracy. Jeśli pracownicy nadal sprawdzają każdy rekord, ponieważ nie ufają wynikom, zbadaj przyczynę, zanim wprowadzisz więcej automatyzacji.

Porównaj bieżące zadanie lub warunki użytkowania z oczekiwaną aktywnością, w tym sezonowe skoki i ponowne próby. Udokumentuj właściciela, cel, połączone konta i proces odzyskiwania przepływu pracy. Warto rozważyć Zapiera, gdy obsługiwane połączenia i model operacyjny pasują do Twojego zespołu. Udany pierwszy przepływ pracy pozostawia wyraźny, zrozumiały ślad i redukuje powtarzanie zadań bez ukrywania błędów. Zbuduj kolejny przepływ pracy w oparciu o tę samą dyscyplinę, zamiast przekształcać drobny sukces w nieprzeanalizowany łańcuch zależności.